?Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi?nde değişiklik yapılmasına ilişkin, Kanun, Tüzük, Yönerge, Yönetmelik Tetkik ve İnceleme Komisyonunun 28.01.2011 tarihli raporu görüşüldü:

         ?Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi?nde değişiklik yapılarak aşağıdaki şekliyle uygun olduğuna mevcudun oybirliği ile karar verildi.

 

 

TRAKYA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

 

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Yetkililer

           

Amaç ve Kapsam

Madde 1- (1) Bu yönergenin amacı; Trakya Üniversitesi?nde Rektör adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, verilen yetkileri belli bir ilkeye bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst görevlilerin önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaştırarak, temel sorunlarla ilgilenmeleri için yeterli zaman bulmalarını olanaklı kılmak, hizmette sürat, verimlilik ve etkinliği arttırmaktır.

(2) Bu yönerge; 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Trakya Üniversitesi ve bağlı birimlerin yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde, Rektör adına imza yetkisi kullanılma şekil ve şartları ile diğer hususları kapsar.

 

Dayanak

Madde 2-(1) 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu?nun 13. Maddesi,

(2)  657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,

            (3) 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,

            (4) 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ?Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik?,

Hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

         Tanımlar 

Madde 3- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Yönerge: Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesini,                                                                        
b) Üniversite: Trakya Üniversitesini,

         c) Rektör: Trakya Üniversitesi Rektörünü,

         ç) Rektör Yardımcısı: Trakya Üniversitesi Rektör Yardımcılarını,

         d) İç Denetim Birim Yöneticisi: İç Denetim Birimi Başkanı veya Rektör tarafından görevlendirilmiş İç Denetim Birimi Sorumlusu,

         e) Dekan: Trakya Üniversitesine bağlı Fakültelerin Dekanlarını,

         f) Enstitü Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Enstitülerin Müdürlerini, 

         g) Yüksekokul Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Yüksekokulların Müdürlerini,                                         

         ğ) Meslek Yüksekokulu Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Meslek Yüksekokullarının. Müdürlerini,                                                            

          h) Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlerini,

          ı) Bölüm Başkanı: Trakya Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı Bölüm Başkanlarını,

          i) Genel Sekreter: Trakya Üniversitesi Genel Sekreterini,

          j) Genel Sekreter Yardımcısı: Trakya Üniversitesi Genel Sekreter Yardımcısını,

          k) Daire Başkanı: Trakya Üniversitesi Daire Başkanlarını,

          l) Hukuk Müşaviri: Trakya Üniversitesi Hukuk Müşavirini,

          m) Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Sekreteri: Trakya Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı Fakültelerde Fakülte Sekreteri, Enstitülerde Enstitü Sekreteri, Yüksekokullarda Yüksekokul Sekreteri, Meslek Yüksekokullarında Meslek Yüksekokulu Sekreterini,

          n)Hastane Başmüdürü: Trakya Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkezi Hastane Başmüdürünü,

          o) Döner Sermaye İşletmesi Müdürü: Trakya Üniversitesi  Döner Sermaye İşletmesi  Müdürünü,

          ö) Akademik Birim Amiri: 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununa göre Fakülte Dekanlıkları, Yüksekokul Müdürlükleri, araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürleri Enstitü Müdürlerinin hiyerarşik yapıdaki en üst amirini,

          p) İdari Birim Amiri: 124 nolu Kanun Hükmünde Kararnameyle belirtilen Genel Sekreter ve Genel Sekretere bağlı tüm daire amirlerini ifade eder.

 

Yetkililer

Madde 4- (1) Rektör

            (2) Rektör Yardımcıları

            (3) İç Denetim Birimi Yöneticisi

(4) Fakülte Dekanları

(5) Enstitü Müdürleri

(6) Yüksekokul Müdürleri

            (7) Meslek Yüksekokulu Müdürleri                                                                              

            (8) Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri

            (9) Rektörlük Bölüm Başkanları

            (10) Genel Sekreter

           (11) Genel Sekreter Yardımcısı

           (12) Daire Başkanları

           (13) Hukuk Müşaviri

           (14) Araştırma ve Uygulama Hastanesi Başmüdürü

           (15) Döner Sermaye İşletmesi Müdürü

 

İKİNCİ BÖLÜM

İlkeler ve Yöntemler

 

            Madde 5- (1) Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz.

           (2) Yetkiler sorumlu bir anlayışla yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılacaktır.

           (3) Akademik ve idari hiyerarşi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı olarak bilgi sahibi edilir. Her birim amiri, göreve ilişkin konularda bilinmesi gereken hususları zamanında üstlerine bildirmekle yükümlüdür.

           (4) Her makam sahibi; imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

          (5) Rektör Üniversitenin tüm birimleri ile, Rektör Yardımcıları kendilerine bağlı birimlerle, Genel Sekreter Üniversite idari birimleri ile, Dekanlar fakülteleri ile, Müdürler kendisine bağlı enstitü, yüksekokul, meslek yüksekokulu, uygulama ve araştırma merkezi ile, Daire Başkanları ve diğer birim amirleri ise kendi birimleri ile ilgili olarak tüm konularda bilgi ve sorumluluk sahibidirler.

          (6)  Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere, talep halinde iç denetçilere açıklanmak zorundadır.

          (7) Devredilen yetkiler kullanılırken hitap edilen makamın seviyesi, konunun kapsam ve önemi göz önünde tutulacaktır.

          (8) Yazışmalar, 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ?Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik? hükümlerine göre yapılacaktır.

          (9) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan imzaya sunulamaz.

          (10) Birim amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludurlar.

         (11) İdari birimlere olan yazılar Genel Sekreterin imzası ile, akademik birimlere ve Üniversite dışı kurumlara yapılacak yazışmalar, Rektör veya Rektör Yardımcısı imzası ile yapılır.

         (12) Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince; Genel Sekreterliğe bağlı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Bürosu bünyesinde ?Bilgi Edinme Birimi? oluşturulmuş olup, Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlere bu konuda yapılacak başvurular, bu birime iletilecek ve söz konusu birim aracılığıyla yanıt verilecektir.

          (13) Yetkilinin bulunmadığı izin v.b. nedenlerle, vekili imza yetkisini kullanır, bilahare yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.

          (14) Rektör tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Rektör onayı olmadan birim amirlerince daha alt kadrolara devredilemez.

          (15) Rektör Yardımcılarından birinin izinli, raporlu, görevli vb. herhangi bir nedenle görevi başında bulunmadığı zamanlarda ona ait imza yetkisi, Rektörün onayıyla diğer Rektör Yardımcılarından birine devredilir.

          (16) Rektörlük Makamına sunulacak yazılar, bir tasarruf, tercih, gizlilik, aciliyet veya teklif içeriyorsa bizzat birim amirleri, Genel Sekreter veya ilgili Rektör Yardımcısı tarafından getirilerek, Rektörün imzasına sunulacaktır. Diğer yazılar ise Özel Kaleme teslim edilecektir. İmzadan çıkan yazıları Rektörlük birimlerine Rektörlük Özel Kalem ulaştıracaktır.

          (17) Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve oradan gönderilmesi esastır

          (18) Yazılar, varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulur.

          (19) Yazılı ve görsel basında yer alan her türlü haberler, Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Bürosu ve Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanınca titizlikle takip edilerek Rektöre bildirilir ve alınacak talimata göre hareket edilir.

         (20) İç Denetçiler, görevleri ile ilgili olarak akademik ve idari birimlerle doğrudan yazışma yapabilir ve gizli de olsa sözlü ve yazılı her türlü bilgiyi alabilir.

      

          Sorumluluk

          Madde 6- (1) Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam zamanında ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamaların yönergeye uygunluğunun sağlanmasından Rektör Yardımcıları, İç Denetim Birim sorumlusu, Genel Sekreter ve tüm akademik ve idari birim amirleri,

          (2) Yazışmaların, yazışma kuralları, emir ve yönergeye uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanma ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin ilgili görevlileri,

          (3) Gelen evrakın ve imzalanan yazıların ilgililere süratle ulaştırılması ve tekide mahal verilmeyecek şekilde süratle cevaplandırılmasından ilgili birim amiri ve birimde görevli tüm görevliler,

          (4) Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmesinden ve bilmemesi gereken kişilerin konudan haberdar olmasından birim amiri ve birimde görevli tüm görevliler, 

          (5)  Birimlerden çıkan tüm yazılardan birinci derecede birim amiri ve sonra yazıda parafı olan tüm görevliler,

         (6) Rektörlük Makamına veya diğer görevlilerin imzasına getirilen ve kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından Özel Kalem görevlisi, Rektör Yardımcıları sekreterleri ve Genel Sekreterlik görevlileri sorumludur.

         (7) Tekit yazıları, yönetimde bir organizasyon bozukluğunun sonucudur. Tekitlerden ilgili görevliler ve birim yöneticileri ortaklaşa sorumlu tutulacaktır.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İmza Yetkileri

       

          Rektörün Havale Edeceği Yazılar

          Madde 7- (1) Cumhurbaşkanlığı ve bağlı birimlerinden gelen yazılar,

          (2) TBMM Başkanlığından ve TBMM?nin birim ve komisyon başkanlıklarından gelen yazılar,

          (3) Başbakan, Bakan ve Müsteşar imzası ile gelen yazılar,

          (4) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı ve ÖSYM Başkanlığından gelen yazılar,

         (5) Müstakil Genel Müdürlüklerden Genel Müdür imzası ile gelen yazılar,

         (6) Vali, Garnizon Komutanı ve Belediye Başkanı imzası ile gelen yazılar ile bu kurumlardan gelen önemli nitelikteki yazılar,

         (7) Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği?nden gelen yazılar ile güvenlik ve asayişe yönelik yazılar,

         (8) Diğer Üniversitelerden Rektör imzası ile gelen önemli nitelikteki yazılar,

         (9) Yargı organlarından gelen yazılar,

        (10) Çeşitli kurum, kişi ve birimlerden Rektörlüğe Kişiye Özel, Çok Gizli ve Gizli kaydıyla gelen yazılar.

 

         Rektör Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar ve Onaylar

         Madde 8- (1) Kanunen Rektör tarafından başkanlık edilmesi gereken toplantı ve kurullar,

         (2) Kanunlar ve yönetmelikler uyarınca Rektör tarafından yapılması gereken öneriler, kararlar ve işlemler,

         (3) Basın ve yayın organlarına demeç verme,

         (4) İç Denetim Birim Yöneticisince sunulan yıllık ve üç yıllık çalışma plan ve programını onaylama,

         (5) Rektör Yardımcıları, Dekan, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri ile Rektörlüğe bağlı Bölüm Başkanları, İç Denetçiler, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri ve Döner Sermaye İşletmesi Müdürünün yıllık, mazeret ve sağlık izin onayları,

        (6) Açıktan atama ve kadro değişiklikleri, açıktan ve naklen atama ile ilgili muvafakat yazıları ve atama onayları,

        (7)Tüm personelin aylıksız izin onayları,

        (8) Üniversite emrine atanan tüm personelin görev yerlerinin belirlenmesi, Üniversite içinde yer değiştirme ve asalet tasdik onayları,

       (9)Üniversite içinde yer değişikliğine ilişkin geçici görevlendirme ile boş bulunan yönetici durumundaki idari kadrolara vekâlet ve tedvir yazıları ve onayları,

       (10)  İlgili personeli görevden uzaklaştırma ve göreve iade onayları,

       (11) Akademik ve idari personelin derece yükselmesi ve kademe ilerlemesi ile ilgili onaylar,

       (12) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı ile birim ve komisyonları, Başbakanlık, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı ve ÖSYM Başkanlığına yazılacak yazılar,

        (13) Bakanlar ve Müsteşarların imzasıyla gelen yazı cevapları ile Başbakanlık ve Bakanlıklara sunulan (YÖK kanalıyla) Rektörlük görüş ve tekliflerini içeren yazılar,

        (14) Vali, Garnizon Komutanı, Büyükşehir Belediye Başkanı ve Cumhuriyet Başsavcısı imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar ile bu kurumlara yazılacak önemli nitelikteki yazılar,

        (15) Diğer Üniversitelerden Rektör imzasıyla gelen yazılara verilecek cevaplar,

        (16) Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazışmalar,

        (17) Rektörlük tarafından Danıştay'a, Bölge İdare Mahkemelerine, İdare Mahkemelerine ve Vergi Mahkemelerine açılan davaların dilekçeleri ve davalara ait savunma yazıları, (bu konuda Hukuk Müşavirine yetki devri yapılabilecektir)

       (18) Üniversite birimleri ile Üniversite dışındaki kurum ve kişilerden gelen önemli teklif ve yazılara verilecek cevaplar,

      (19) Üniversite yatırım teklifleri ve yıllık programların uygulanması ile ilgili yazılar,

      (20) Yasa ve yönetmeliklerle Rektöre bırakılmış ve bu yönergede yetki devri yapılmamış konulardaki yazılar ile Rektörün imzalamayı uygun gördüğü diğer onay ve yazılar.

   

       Rektör Yardımcıları Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar ve Onaylar

       Madde 9- (1) Görev bölümüne uygun olarak Rektörün imzalayacağı yazılar dışında kalan onay ve yazılar,

      (2) Rektörün, çeşitli nedenlerle Makamında bulunmadığı zamanlarda Rektör tarafından imzalanması gereken, ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

      (3) Rektörlüğe gelen yazılardan görev dağılımı esas alınarak Genel Sekreter tarafından Rektör Yardımcılarına arz edilen yazıların havalesi,

      (4) Sorumluluğundaki bütün yazıların parafı,

      (5) Rektör tarafından verilen diğer görevler.

          

      Genel Sekreter Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar ve Onaylar

       Madde 10- (1)  Rektör ve Rektör Yardımcısı havalesine gerek görülmeyen yazıların ilgili birimlere havalesi,

      (2) Rektör ve Rektör Yardımcılarının imzalayacakları yazıların parafı,

      (3)Rektörlük birimlerinde bulunan idari personelin(Rektör tarafından onaylanacaklara teklifte bulunmak) yıllık, mazeret ve hastalık izin onayları,

      (4) Konusuna göre idari birimlerden Rektörlük Makamına hitaben yazılan yazıları görüş belirterek Makama sunmak,

      (5) Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu kararlarının ilgili akademik ve idari birimlere gönderilmesine ilişkin üst yazılar,

      (6) Personel atamaları ile ilgili kararname ve onayların idari birimlere üst yazıları ile personelin görevden ayrılış veya göreve başlayışlarının, idari birimlere bildirilmesine dair yazılar,

      (7) İcra Müdürlüklerinden gelen yazılar ile çeşitli afiş, broşür, duyuru ve ilanların ilgili akademik ve idari birimlere gönderilmesine dair yazılar,

      (8) İl dışı taşıt görevlendirme yazıları,

      (9) İdari personelin kademe ilerlemesi ve derece yükselmesi onayları,

      (10)Rektör tarafından verilen diğer görevler.

 

       Genel Sekreter Yardımcısı Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar

       Madde 11- (1) Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından imzalanacak yazıların parafı,

       (2) Rektör ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevler

 

Daire Başkanları ve Hukuk Müşaviri Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar

        Madde 12- (1) Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından imzalanacak yazıların parafı,

        (2) Personelin icralarıyla ilgili İcra Dairesi, bankalar vb. kurum ve kuruluşlara yazılan yazılar,

        (3) Muhtasar ve katma değer vergisi beyannamesinin düzenlenmesi, imzalanması, vergi borcu ve alacakları ile ilgili vergi dairelerine yazılacak yazılar,

        (4) İhtiyaçların karşılanmasına yönelik mevzuatı uyarınca yürütülecek işlemlere ait teklif, sipariş ve diğer yazılar.

        (5) Üniversite mekanlarında kullanılan su ve elektrik tüketimlerinin ilgililere bildirimi, kira, yakıt ve santral aracılığı ile yapılan özel telefon görüşme ücreti bildirimi gibi rutin yazılar,

       (6) Hukuki konularda Hukuk Müşaviri tarafından yürütülmesi gereken ve ayrıca yetki devri yapılan yazışmalar,

       (7) Rektörlük İdari Birimlerinden Genel Sekreterliğe gidecek yazılar, 

       (11) Rektör ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevler.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

 

Çeşitli ve Son Hükümler

        Madde 13- (1) Tüm onay ve yazışmalarda; 02.12.2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ?Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik? esasları uygulanacak, söz konusu yönetmelik tüm birim amirlerince incelenerek personele tebliğ edilecektir.

        (2) Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir.

        (3) Üniversitemiz ve bağlı birimlerinden çıkan yazıların başlıklarında, ilk satıra ?T.C.? kısaltması, ikinci satıra ?TRAKYA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ?, üçüncü satıra ise Üniversitemize bağlı akademik birimler ile Genel Sekreterlik, ilgili Daire Başkanlıkları, Hukuk Müşavirliğinin adı küçük harflerle ortalanarak yazılacaktır.

        (4) Onaylarda, yazıyı teklif eden birim amirinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazıldıktan sonra, teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa teklif edilen birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak ?Uygun görüşle arz ederim.? ifadesiyle adı, soyadı ve unvanı yazı alanının soluna yazıldıktan sonra, uygun boşluk bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle ?OLUR? yazılarak, Olur?un altında onay tarihi, imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılacaktır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle kısaltılarak yazılır.

        (5) Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren onay ve yazılarda, koordinasyonun sağlanması bakımından ilgili birim amirinin veya görevlinin de imzası veya parafı alınacaktır.

        (6) Günlü ve miatlı evraklar titizlikle takip edilecek, bu konuda meydana gelecek aksamalardan birim amiri ve ilgili görevliler sorumlu tutulacaktır.

        (7) Rektör Yardımcıları, görev alanlarına giren çeşitli konulardaki toplantılara Rektör adına başkanlık edecekler ve alınan kararlar ile toplantı sonuçları hakkında sonradan Rektöre bilgi sunacaklardır.

        (8) Rektörün başkanlığında yapılacak toplantı gündemi, Genel Sekreter veya Rektör Yardımcıları tarafından bir gün evvel Rektöre sunulacaktır.

        (9) Öğrencilerin geçici mezuniyet belgeleri, ilgili Fakülte Dekanı, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu Müdürleri tarafından imzalanabilecektir. 

        (10) Öğrencilerin dosyaları Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarında tutulduğundan; öğrencilerin askerlik işlemleri ile ilgili belgeleri, öğrenci belgesi, transkript, diploma eki, dikey geçiş işlemleri ile yatay geçiş işlemleri ve öğrenci dosyalarının doğrudan ilgili fakülte dekanlığı, enstitü/yüksekokul/meslek yüksekokulu müdürlüklerinden istenilmesi ve bu yerlere gönderilmesi, öğrencilerin mezun oldukları liselerden bilgi ve belgelerin istenilmesi vb. öğrencilerle ilgili istenilecek veya gönderilecek diğer bilgi ve belgelere ait yazışmalar fakülte dekanlığı, enstitü/yüksekokul/meslek yüksekokulu müdürlüklerimizce yapılabilecektir.

        (11) Rektörlüğe gelen posta; çok gizli, gizli, kişiye özel ve isme gelenler dışında genel evrak servisinde görevli personeller tarafından açılarak kaydı yapılacak, evraklar imza kartonlarına yerleştirilerek Genel Sekreter sekreterine teslim edilecektir. Gelen evraklar Genel Sekreter tarafından incelendikten sonra Rektör ve Rektör Yardımcıları tarafından görülmesi gerekenler ayrılarak, genel evrak defterine not düşülerek Rektör veya ilgili Rektör Yardımcısına arz edilmek üzere evrakın tamamı Genel Sekreter tarafından teslim alınacaktır. Gereği yapılmak üzere Rektör ve Rektör Yardımcıları tarafından havale edilen evrak, genel evrak servisinde kayıtları yapılarak zimmetle dağıtımı yapılacaktır. Diğerleri ilgili birimlere havale edilecektir. Havaleden çıkan evraklar, genel evrak servisinde kaydedilerek zimmetle dağıtımı yapılacaktır. Rektörlük İdari Birimlerinden çıkan yazıların ilgili Birimlerce evrak kaydı yapılarak (Rektörlük İdari Birimleri kendi imza yetkileri dışındaki yazıların birim evrak kaydını yaptıktan sonra, Üniversite birimleri dışına gidecek yazıların genel evraka da kaydettirerek) zimmetle dağıtımının yapılmasını sağlayacak, postaya verilmesi gereken yazı ve ekleri zarflanarak posta zimmeti ile gönderilecektir.

 

        Yönergenin Uygulanması

        Madde 14- Bu yönerge, bütün akademik ve idari birimlere imza karşılığı verilecek ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile birlikte bir örneği birim amirinin masasında, her zaman başvurulacak şekilde uygun bir dosya içinde hazır bulundurulacaktır. Birimlere bağlı alt kademelere yönergenin bir fotokopisi dağıtılacaktır.

 

        Yürürlük

         Madde 15- (1) Bu Yönerge Trakya Üniversitesi Senatosu?nca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

         Yürütme:

         Madde 16 ? (1) Bu Yönerge hükümlerini Trakya Üniversitesi Rektörü yürütür.