Senato Tarihi                 : 23 ŞUBAT 2017

Senato Karar Numarası : 04 nolu toplantıda alınan 01nolu karar

TRAKYA ÜNİVERSİTESİ

BİLGİSAYAR, AĞ VE BİLİŞİM KAYNAKLARI KULLANIM YÖNERGESİ

(MEVCUT)

TRAKYA ÜNİVERSİTESİ

BİLGİSAYAR, AĞ VE BİLİŞİM KAYNAKLARI KULLANIM YÖNERGESİ

 (ÖNERİLEN)

İKİNCİ BÖLÜM

Bilgisayar, Ağ ve Bilişim Kaynakları Kullanım Esasları

Kurumsal E-posta açılması ve kullanım özellikleri

    MADDE 22-  a) Trakya Üniversitesi’nin idari yapısı içinde yer alan birimlerde akademik/idari görevlerde bulunan personel ile Trakya Üniversitesi'nde öğrenim hayatını sürdürmekte olan tüm öğrenciler, Trakya Üniversitesi’ne ait @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesabını BİDB’ye yazılı/online talep formu ve kurumsal kimlik bilgileri ile başvurarak alabilirler.

b) Akademik/İdari personel, @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesabındaki kullanıcı adı ve şifre ile kampüs dahilinde internet erişim işlemlerinde “Kimlik Doğrulama Sistemi”ni, “Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)”ni, “Bilgi Yönetim Sistemi (BYS)”ni, kampüs dışında ise “Kütüphane Veritabanlarına Online Erişim”i kullanabilir.

ç) Trakya Üniversitesi ile ilişiği süresiz kesilen personelin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları ve kişisel web sayfaları en geç ayrılış tarihini takip eden 30 gün sonunda kapatılır.

 d) Trakya Üniversitesinden emekli olarak ilişiği kesilen personelin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları, kullanıcı talebi doğrultusunda kullanıcıya ait özel e-posta hesaplarına yönlendirilerek e-posta alımına açık bırakılabilir.

e) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 35. maddesi ile başka bir üniversitede lisansüstü eğitim görmek üzere görevlendirilen personelin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları ve kişisel web sayfaları aktif bırakılır.

 f) Trakya Üniversitesinde öğrenim hayatı devam etmeyen öğrencilerin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları en geç yeni öğrenim dönemi başlangıcında kapatılır. E-posta sisteminde, aktif hesaplarda bulunan “çöp” klasöründeki 30 günden eski e-postalar silinir.

İKİNCİ BÖLÜM

Bilgisayar, Ağ ve Bilişim Kaynakları Kullanım Esasları

Kurumsal E-posta açılması ve kullanım özellikleri

     MADDE 22-  a) Trakya Üniversitesi’nin idari yapısı içinde yer alan birimlerde akademik/idari görevlerde bulunan personel ile Trakya Üniversitesi'nde öğrenim hayatını sürdürmekte olan tüm öğrenciler, Trakya Üniversitesi’ne ait @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesabını BİDB’ye yazılı/online talep formu ve kurumsal kimlik bilgileri ile başvurarak alabilirler veya gerek görüldüğü takdirde Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca otomatik açılır. Aynı AdSoyad@trakya.edu.tr epostanın çakışması durumunda, Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca uygun görülecek bir yöntemle çakışma giderilir. e-Posta sisteminde, aktif hesaplarda bulunan “Çöp Kutusu” klasöründeki 90 günden eski e-postalar otomatik silinir.

b) Akademik/İdari personel, @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesabındaki kullanıcı adı ve şifre ile internet erişim işlemlerinde Kimlik Doğrulama Sistemi’ni, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Bilgi Yönetim Sistemi (BYS),  Kütüphane Veritabanlarına Online Erişim ile üniversitenin kullandığı ve ana sayfada bulunan “Kullanıcı Girişi” –Tek Nokta’da belirtilen diğer uygulamalarda kullanabilir.

ç) Trakya Üniversitesi ile ilişiği süresiz kesilen (emekliler hariç) personelin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları ve kişisel web sayfaları kapatılır.

d) Trakya Üniversitesinden emekli olarak ilişiği kesilen personelin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları kurumla ilişiği kesilme aşamasında veya sonrasında yazılı talepte bulunduğu takdirde açık bırakılır. Açık bırakılan e-Posta hesabını kullanmaya devam etmek isteyen emekli personele iş bu hesabın yalnızca Trakya Üniversitesi Bilgisayar, Ağ ve Bilişim Kaynakları Kullanım Yönergesinde yazılı amaçlar doğrultusunda kullanılacağı ve tüm sorumluluğun kendisine ait olduğu yönünde bir taahhüt belgesi imzalatılır.

YENI MADDE

e) Trakya Üniversitesinden emekli olan personelin yazılı talepleri doğrultusunda açık bırakılan @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları son 3 yıl içinde hiç kullanılmamış ise otomatik olarak kapatılır. Personel web sayfaları en geç ayrılış tarihini takip eden 30 gün sonunda kapatılır.

YENI MADDE

f) @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesaplarına ait şifreleri başkalarınca ele geçirilmesi sonucunda bu hesaplardan SPAM gönderimi yapıldığı tespit edilen kullanıcılara ait hesapların şifresi ivedilikle değiştirilerek gönderim işlemine kapatılır.

g) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 35. maddesi ile başka bir üniversitede lisansüstü eğitim görmek üzere görevlendirilen personelin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları ve kişisel web sayfaları aktif bırakılır.

 h) Trakya Üniversitesinden mezun olan lisansüstü öğrencilerin @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları mezuniyet aşamasında yazılı talepte bulunmaları durumunda açık bırakılır. Açık bırakılan e-Posta hesabını kullanmaya devam etmek isteyen mezun lisansüstü öğrenciler tarafından bu hesabın yalnızca Trakya Üniversitesi Bilgisayar, Ağ ve Bilişim Kaynakları Kullanım Yönergesinde yazılı amaçlar doğrultusunda kullanılacağı ve tüm sorumluluğun kendilerine ait olduğu yönünde bir taahhüt belgesi imzalatılır.

YENI MADDE

ı) Trakya Üniversitesinden mezun olan lisansüstü öğrencilerin yazılı talepleri doğrultusunda açık bırakılan @trakya.edu.tr uzantılı kurumsal e-posta hesapları son 3 yıl içinde hiç kullanılmamış ise otomatik olarak kapatılır.