Üniversitemiz Senatosunun 14 Aralık 2011 tarih ve 18 sayılı toplantısında alınan          12 nolu kararı ile kabul edilen “Trakya Üniversitesi Balkan Kongre Merkezi, Devlet Konservatuvarı Sanat Eğitim Merkezi ile Türkan Sabancı Kültür Merkezi Çalışma Usul ve Esasları”nın yürürlükten kaldırılarak yeniden hazırlanan “Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İle Rektörlüğe Bağlı Birimlerdeki Salonların Çalışma Usul Ve Esasları” taslağı görüşüldü:

          Üniversitemiz Senatosunun 14 Aralık 2011 tarih ve 18 sayılı toplantısında alınan           12 nolu kararı ile kabul edilen “Trakya Üniversitesi Balkan Kongre Merkezi, Devlet Konservatuvarı Sanat Eğitim Merkezi ile Türkan Sabancı Kültür Merkezi Çalışma Usul ve Esasları”nın yürürlükten kaldırılarak yeniden hazırlanan “Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İle Rektörlüğe Bağlı Birimlerdeki Salonların Çalışma Usul Ve Esasları”nın aşağıdaki şekliyle uygun olduğuna mevcudun oy birliği ile karar verildi.

TRAKYA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İLE REKTÖRLÜĞE BAĞLI BİRİMLERDEKİ SALONLARIN ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

Amaç

Madde 1- Bu çalışma esaslarının amacı; Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ile birimlerindeki tüm salonların yönetimi, işletimi ve faaliyetlerini belirlemektir.

Kapsam

Madde 2- Bu esaslar Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ile birimlerindeki salonların yönetimi, işletilmesi ve faaliyetleri ile ilgili usul ve esasları kapsar.

Faaliyet Alanları

Madde 3- Trakya Üniversitesinin ilgili birim, bölüm ve anabilim dalları ile işbirliği yaparak Kongre, Seminer, Kurs, Kültürel etkinlikler, çağdaş ve güncel sanatın seçkin örneklerinin sergilendiği, tanıtıldığı kültürel ve güncel sanat etkinlikleri düzenlemeyi amaçlayan Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ve birimlerindeki başlıca faaliyet alanları aşağıda belirtilmiştir.

- Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı Fakülte/Enstitü/ Yüksekokulları tarafından düzenlenen kongre, sempozyum veya seminerlerin

     - Kültürel ve sanatsal etkinliklerin,

     - Üniversite dışından kongre, sempozyum, seminer, kurs, sınav, kültürel ve sanatsal etkinliklerin düzenlenmesinde yardımcı olmak.

Tanımlar

Madde 4- Bu esaslarda geçen;

a) Üniversite :Trakya Üniversitesini,

b) Trakya Üniversitesi Rektörlüğü Salonları: Trakya Üniversitesi Rektörlüğü bünyesindeki Salonları,

c) Trakya Üniversitesi Birimlerindeki Salonlar: Trakya Üniversitesi Birimlerindeki Salonları,

d) Salon Koordinatörü: Koordinatör olarak görevlendirilen personeli,

e) Yönetim Kurulu: Üniversite Yönetim Kurulunu ifade eder.

Yönetim Kurulunun Görevleri

Madde 5- Yönetim Kurulunun görev ve yetkileri şunlardır:

a) Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ile bağlı birimlerindeki kongre, sempozyum, seminer, kurs, sınav, kültürel ve sanatsal etkinliklerin düzenleneceği salonları belirlemek ve kurum dışı başvuruları değerlendirmek.

b) Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı birimlerindeki salonların faaliyetleri ve  çalışmaları hakkındaki kararları alır.

Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ve Bağlı Birimlerindeki Salonların Koordinatörü

Madde 6- (a) Trakya Üniversitesi Rektörlüğüne ait salonların koordinatörleri Rektör tarafından görevlendirilir.

Trakya Üniversitesi salonlarında faaliyet ve çalışmaların amaçları doğrultusunda yürütülmesinden, bütün etkinliklerinin gözetim ve denetiminin yapılmasından ve gerekli önlemlerin alınmasında Genel Sekretere karşı birinci derecede sorumludur.

(b) Trakya Üniversitesine bağlı birimlerdeki salonların koordinatörü salonun bulunduğu birimin Dekanı/Müdürü tarafından görevlendirilir.

Trakya Üniversitesine bağlı birimlerin salonlarında faaliyet ve çalışmaların amaçları doğrultusunda yürütülmesinden, bütün etkinliklerinin gözetim ve denetiminin yapılmasından ve gerekli önlemlerin alınmasında Dekana/Müdüre karşı birinci derecede sorumludur.

Salon Koordinatörünün Görevleri

Madde 7- Salon Koordinatörünün görev ve yetkileri şunlardır.

a) Çalışma programlarını, Trakya Üniversitesi Yönetim Kurulu’nun aldığı kararlar, ilgili mevzuat ve belirlenen esaslar doğrultusunda uygulanmasını sağlamak,

b) Salonlara ait yazışma, başvuru, evrak kayıt, dosyalama ve arşiv işlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak.

c) Salonların yangın, sabotaj, hırsızlık, su baskını ve deprem gibi doğal afetlere karşı korunma planlarını koordineli olarak hazırlamak, ilgililere bildirmek ve görevli personelin eğitimini denetlemek. 

d) Salonların programlarını takip etmek, teknik görevli memur ve yardımcı hizmetlileri denetlemek, işbirliği ve disiplini sağlamak.

e) Salonların amacına uygun olarak faaliyette bulunabilmesi için binanın hizmete hazır halde bulundurulmasını sağlamak.

Başvuru

Madde 8- Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ile bağlı birimlerde bulunan salonların Üniversite birimleri ve Üniversite dışındaki kurum ve kuruluşlar tarafından kullanım istekleri Üniversitenin web sayfasında yer alan başvuru formu doldurulduktan sonra Trakya Üniversitesi Rektörlüğüne yapılır. Başvurusu Rektörlükçe uygun görülenlere salon veya fuaye tahsis edilir. Ancak, kullanım ücretini ödemek koşulu ile uygun görülenlerin ki ise, kullanım ücretini ilgili hesaba yatırdıktan sonra salonun veya fuayenin tahsisi yapılır.

Yetki ve Sorumluluk

Madde 9- Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı birimlerdeki Salonların Koordinatörleri, bu “Usul ve Esaslar”ın 7 inci maddesinde belirtilen görevleri, kanun, tüzük, yönetmelik uyarınca zamanında, etkili ve verimli bir şekilde yapmaya ve yaptırmaya yetkilidir.

Trakya Üniversitesi Rektörlüğü Salon Koordinatörü, kendisine verilen görevleri yapmamak, yanlış, geç veya eksik yapmaktan Üniversite Genel Sekreterine karşı sorumludur. Bağlı birimlerdeki Salon Koordinatörü Dekana/Müdüre karşı sorumludur.

Mali Hükümler

Madde 10- Trakya Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı birimlerde bulunan Salon ve Fuaye kullanım ücreti her yıl Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve kullanım ücretleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Ziraat Bankası Edirne Şubesi                                     TR 48000100009732080113-5002 nolu hesabına gelir kaydedilir.

Yürürlük

Madde 11- Bu esaslar Üniversite Senatosunca kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 12- Bu esasları Trakya Üniversitesi Rektörü yürütür.