“Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi”nde değişiklik yapılmasına ilişkin, Kanun, Tüzük, Yönerge, Yönetmelik, Tetkik ve İnceleme Komisyonunca hazırlanan 30 Kasım 2015 tarihli rapor görüşüldü:

            “Trakya Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi”nde değişiklik yapılarak aşağıdaki şekliyle uygun olduğuna mevcudun oy birliği ile karar verildi.

TRAKYA ÜNİVERSİTESİ

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Yetkililer

Amaç ve Kapsam

Madde 1- (1) Bu yönergenin amacı; Trakya Üniversitesi’nde Rektör adına imzaya yetkili görevlileri belirlemek, verilen yetkileri belli bir ilkeye bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst görevlilerin önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaştırarak, temel sorunlarla ilgilenmeleri için yeterli zaman bulmalarını olanaklı kılmak, hizmette sürat, verimlilik ve etkinlik çerçevesinde 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa bağlı olarak  akademik ve idari birimler arasında elektronik olarak yazışmayı sağlamaktır.

(2) Bu yönerge; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Trakya Üniversitesi ve bağlı birimlerin Elektronik Belge Yönetim Sisteminde yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde, Rektör adına imza yetkisini kullanma şekil ve şartları ile diğer hususları kapsar.

Dayanak

Madde 2-(1) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 13. Maddesi,

(2) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

            (3) 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,

            (4) 02.02.2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”, hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3- (1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

            a) Üniversite: Trakya Üniversitesini,

            b) Rektör: Trakya Üniversitesi Rektörünü,

            c) Rektör Yardımcısı: Trakya Üniversitesi Rektör Yardımcılarını,

            ç) Dekan: Trakya Üniversitesine bağlı Fakültelerin Dekanlarını,

ç) Enstitü Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Enstitülerin Müdürlerini,

d) Yüksekokul Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Yüksekokulların Müdürlerini,

e) Devlet Konservatuarı Müdürü: Trakya Üniversitesi Devlet Konservatuarı Müdürünü,

            f) Meslek Yüksekokulu Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Meslek Yüksekokullarının Müdürlerini,

            g) Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürü: Trakya Üniversitesine bağlı Uygulama ve Araştırma Merkezlerinin Müdürlerini,

            ğ) Döner Sermaye İşletmesi Müdürü: Trakya Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi  Müdürünü,           

            ı) Hastane Başmüdürü: Trakya Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkezi Hastane Başmüdürünü,

            i) Akademik Birim Amiri: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa göre Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlıkları,  Yüksekokul Müdürlükleri, Konservatuar Müdürlüğü, Meslek Yüksekokulu Müdürlükleri ile Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlerinin hiyerarşik yapıdaki en üst amirini,

j) Bölüm Başkanı: Trakya Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı Bölüm Başkanları ile Fakülte, Yüksekokul, Devlet Konservatuvarı ve Meslek Yüksekokullarındaki Bölüm Başkanlarını,

            k) Genel Sekreter: Trakya Üniversitesi Genel Sekreterini,

l) Genel Sekreter Yardımcısı: Trakya Üniversitesi Genel Sekreter Yardımcısını,

            m) Daire Başkanı: Trakya Üniversitesi Daire Başkanlarını,

            n) Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Sekreteri: Trakya Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı Fakültelerde Fakülte Sekreteri, Enstitülerde Enstitü Sekreteri, Yüksekokullarda Yüksekokul Sekreteri, Meslek Yüksekokullarında Meslek Yüksekokulu Sekreterini,

            o) Hukuk Müşaviri: Trakya Üniversitesi Hukuk Müşavirini,

            ö) İç Denetim Birim Yöneticisi: İç Denetim Birimi Başkanı veya Rektör tarafından görevlendirilmiş İç Denetim Birimi Sorumlusu,

            p) İdari Birim Amiri: 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile belirtilen Genel Sekreter ve Genel Sekretere bağlı tüm daire  Başkanlarını, Hukuk Müşavirini, Sivil Savunma Uzmanını,  Enstitü Sekreterlerini, Fakülte Sekreterlerini, Yüksekokul Sekreterlerini, Meslek Yüksekokulu Sekreterlerini,

            r) EBYS: Trakya Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

            s) e- imza : 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca atılan imzayı,

            ş) Yönerge: Trakya Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesini,

ifade eder.

Yetkililer

Madde 4-

(1) Rektör

(2) Rektör Yardımcıları

(3) Fakülte Dekanları

(4) Enstitü Müdürleri

(5) Yüksekokul Müdürleri

(6) Konservatuar Müdürü 

            (7) Meslek Yüksekokulu Müdürleri

            (8) Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri

            (9) Rektörlük Bölüm Başkanları

(10) Genel Sekreter

(11) İç Denetim Birimi Yöneticisi

            (12) Genel Sekreter Yardımcısı

            (13) Daire Başkanları

            (14) Hukuk Müşaviri

            (15) Araştırma ve Uygulama Hastanesi Başmüdürü

            (16) Döner Sermaye İşletmesi Müdürü

            (17) Enstitü Sekreteri

            (18) Fakülte Sekreteri

            (19) Yüksekokul Sekreteri

            (20) Meslek Yüksekokulu Sekreteri

İKİNCİ BÖLÜM

İlkeler ve Yöntemler

Madde 5- (1) Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz.

(2) Yetkiler sorumlu bir anlayışla yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılacaktır.

(3) Akademik ve idari hiyerarşi içinde her kademe, bilmesi gereken konularda görev ve sorumluluğu ile bağlantılı olarak bilgi sahibi edilir. Her birim amiri, göreve ilişkin konularda bilinmesi gereken hususları zamanında üstlerine bildirmekle yükümlüdür.

(4) Her makam sahibi; elektronik olarak imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

(5) Rektör, Üniversitenin tüm birimleri ile, Rektör Yardımcıları kendilerine bağlı birimlerle, Genel Sekreter Üniversite idari birimleri ile, Dekanlar Fakülteleri ile, Müdürler kendisine bağlı Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Uygulama ve Araştırma Merkezi ile, Döner Sermaye İşletme Müdürü Döner Sermaye İşletmesi ile, Bölüm ve Anabilim Dalı Başkanları Bölüm ve Anabilim Dalları ile, Daire Başkanları ve diğer birim amirleri ise kendi birimleri ile ilgili olarak tüm konularda bilgi ve sorumluluk sahibidirler.

(6) Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere ve talep halinde iç denetçilere açıklanmak zorundadır.

(7) Devredilen yetkiler kullanılırken hitap edilen makamın seviyesi, konunun kapsam ve önemi göz önünde tutulacaktır.

(8) Yazışmalar, 02.12.2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre yapılacaktır.

(9) Yazılar bütün ara kademe amirlerinin parafı olmadan elektronik imzaya sunulamaz.

            (10) Birim amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludurlar.

            (11) İdari birimlere olan yazılar Genel Sekreterin imzası ile, akademik birimlere ve Üniversite dışı kurumlara yapılacak yazışmalar, Rektör veya Rektör Yardımcısı imzası ile yapılır.

            (12) Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve ilgili yönetmelik gereğince; Genel Sekreterliğe bağlı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Bürosu bünyesinde “Bilgi Edinme Birimi” oluşturulmuş olup, Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlere bu konuda yapılacak başvurular, bu birime iletilecek ve söz konusu birim aracılığıyla yanıt verilecektir.

            (13) Yetkilinin izin v.b. nedenlerle  bulunmadığı zaman, vekili imza yetkisini kullanır, bilahare yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.

            (14) Rektör tarafından bu yönerge ile devredilen yetkiler Rektör onayı olmadan birim amirlerince daha alt kadrolara devredilemez.

            (15) Rektör Yardımcılarından birinin izinli, raporlu, görevli veya herhangi bir nedenle görevi başında bulunmadığı zamanlarda ona ait imza yetkisi, Rektörün onayıyla diğer Rektör Yardımcılarından birine devredilir.

            (16) Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve oradan gönderilmesi esastır.

            (17) Yazılar, varsa ekleri ile birlikte imzaya sunulur.

            (18) Yazılı ve görsel basında yer alan her türlü haberler, Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler Bürosunca ve titizlikle takip edilerek Rektöre bildirilir ve alınacak talimata göre hareket edilir.

            (19) İç Denetçiler, görevleri ile ilgili olarak akademik ve idari birimlerle doğrudan yazışma yapabilir ve gizli de olsa sözlü ve yazılı her türlü bilgiyi alabilir.

Sorumluluk

            Madde 6 - (1) Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve zamanında doğru olarak kullanılmasından ve uygulamaların yönergeye uygunluğunun sağlanmasından Rektör Yardımcıları, İç Denetim Birim sorumlusu, Genel Sekreter ve tüm akademik ve idari birim amirleri.

            (2) Yazışmaların, yazışma kuralları ve yönergeye uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanma ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin ilgili görevlileri ile elektronik belge yönetim sisteminde verilerin korunmasından ve saklanmasından Bilgi İşlem Daire Başkanlığı sorumludur.

            (3) Gelen evrakın ve imzalanan yazıların ilgililere süratle ulaştırılması ve tekide mahal verilmeyecek şekilde süratle cevaplandırılmasından ilgili birim amiri ve birimde görevli tüm görevliler,

            (4) Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmesinden ve bilmemesi gereken kişilerin konudan haberdar olmasından birim amiri ve o birimde çalışan tüm görevliler. 

            (5) Birimlerden çıkan tüm yazılardan birinci derecede birim amiri ve sonra yazıda parafı olan tüm görevliler,

            (6) Tekit yazıları, yönetimde bir organizasyon bozukluğunun sonucudur. Tekitlerden ilgili görevliler ve birim yöneticileri ortaklaşa sorumlu tutulacaktır.

            (7) Elektronik imza kullanan tüm yetkililer, elektronik imza oluşturma aracını korumakla yükümlüdürler.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

            İmza Yetkileri

            Rektöre Arz Edilecek Yazılar

            Madde 7- (1) Cumhurbaşkanlığı ve bağlı birimlerinden gelen yazılar,

            (2) TBMM Başkanlığından ve TBMM’nin birim ve komisyon başkanlıklarından gelen yazılar,

            (3) Başbakan, Bakan ve Müsteşar imzası ile gelen yazılar,

            (4) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı ve ÖSYM Başkanlığından gelen yazılar,

            (5) Müstakil Genel Müdürlüklerden Genel Müdür imzası ile gelen yazılar,

            (6) Vali, Garnizon Komutanı ve Belediye Başkanı imzası ile gelen yazılar ile bu kurumlardan gelen önemli nitelikteki yazılar,

            (7) Güvenlik ve asayişe yönelik yazılar,

            (8) Diğer Üniversitelerden Rektör imzası ile gelen önemli nitelikteki yazılar,

            (9) Yargı organlarından gelen yazılar,

            (10) Çeşitli kurum, kişi ve birimlerden Rektörlüğe Kişiye Özel, Çok Gizli ve Gizli kaydıyla gelen yazılar Genel Sekreter tarafından Rektöre Arz edilir.

Rektör Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar ve Onaylar

            Madde 8- (1) Kanunen Rektör tarafından başkanlık edilmesi gereken toplantı ve kurullar,

            (2) Kanunlar ve yönetmelikler uyarınca Rektör tarafından yapılması gereken öneriler, kararlar ve işlemler,

            (3) Basın ve yayın organlarına demeç verme,

            (4) İç Denetim Birim Yöneticisince sunulan yıllık ve üç yıllık çalışma plan ve programını onaylama,

            (5) Rektör Yardımcıları, Dekan, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürleri ile Rektörlüğe bağlı Bölüm Başkanları, İç Denetçiler, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri ve Döner Sermaye İşletmesi Müdürünün yıllık, kanuni mazeret ve sağlık izin onayları,

            (6) Açıktan atama ve kadro değişiklikleri, açıktan ve naklen atama ile ilgili muvafakat yazıları ve atama onayları,

            (7) Tüm personelin aylıksız izin onayları,

            (8) Üniversite emrine atanan tüm personelin görev yerlerinin belirlenmesine ilişkin yazılar, Üniversite içinde yer değiştirme yazıları ve asalet tasdik onayları,

            (9) Üniversite içinde yer değişikliğine ilişkin geçici görevlendirme ile boş bulunan yönetici durumundaki idari kadrolara vekâlet ve tedvir için öneri yazıları ve onayları,

            (10) İlgili personeli görevden uzaklaştırma ve göreve iade onayları,

            (11) Akademik ve idari personelin derece yükselmesi ve kademe ilerlemesi ile ilgili onaylar,

            (12) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği, TBMM Başkanlığı ile birim ve komisyonları, Başbakanlık, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı ve ÖSYM Başkanlığına yazılacak yazılar,

            (13) Bakanlar ve Müsteşarların imzasıyla gelen yazı cevapları ile Başbakanlık ve Bakanlıklara sunulan (YÖK kanalıyla) Rektörlük görüş ve tekliflerini içeren yazılar,

            (14) Vali, Garnizon Komutanı, Büyükşehir Belediye Başkanı ve Cumhuriyet Başsavcısı imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar ile bu kurumlara yazılacak önemli nitelikteki yazılar,

            (15) Diğer Üniversitelerden Rektör imzasıyla gelen yazılara verilecek cevaplar,

            (16) Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazışmalar,

            (17) Rektörlük tarafından Danıştay'a, Bölge İdare Mahkemelerine, İdare Mahkemelerine ve Vergi Mahkemelerine açılan davaların dilekçeleri ve davalara ait savunma yazıları (bu konuda Hukuk Müşavirine yetki devri yapılabilecektir),

            (18) Üniversite birimleri ile Üniversite dışındaki kurum ve kişilerden gelen önemli teklif ve yazılara verilecek cevaplar,

            (19) Üniversite yatırım teklifleri ve yıllık programların uygulanması ile ilgili yazılar,

            (20) Yasa ve yönetmeliklerle Rektöre bırakılmış ve bu yönergede yetki devri yapılmamış konulardaki yazılar ile Rektörün imzalamayı uygun gördüğü diğer onay ve yazılar.

Rektör Yardımcıları Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar ve          Onaylar

Madde 9- (1) Görev bölümüne uygun olarak Rektörün imzalayacağı yazılar dışında kalan onay ve yazılar,

            (2) Rektörün, çeşitli nedenlerle Makamında bulunmadığı zamanlarda Rektör tarafından imzalanması gereken, ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

            (3) Rektörlüğe gelen yazılardan görev dağılımı esas alınarak Genel Sekreter tarafından Rektör Yardımcılarına arz edilen yazıların havalesi,

            (4) Sorumluluğundaki bütün yazıların parafı,

            (5) Rektör tarafından verilen diğer görevler.