“Turkısh Medical Student Journal Yönergesi” taslağına ilişkin,  Mevzuat Komisyonunca hazırlanan 17 Nisan 2019 tarihli rapor görüşüldü.

“Turkısh Medical Student Journal Yönergesi” nin aşağıdaki şekliyle uygun olduğuna mevcudun oy birliği ile karar verildi.

 

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Turkish Medical Student Journal’ın yayınlanması için oluşturulan kurulları, görevleri ve çalışma süreçleri ile ilgili ilkeleri ve derginin yayın politikalarının esaslarını düzenlemektir.

 

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Turkish Medical Student Journal’ın yayınlanması için oluşturulan kurulları, görevleri ve çalışma süreçleri ile ilgili ilkeleri ve derginin yayın politikalarının esaslarını kapsar.

 

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14. ve 48. maddeleri ile Kanunun ilgili hükümleri uyarınca hazırlanan Üniversiteler Yayın Yönetmeliği ve Üniversitelerde Ders Aracı Olarak Kullanılan Kitaplar, Teksirler ve Yardımcı Kitaplar Dışındaki Yayınlarla İlgili Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır.

 

MADDE 4- (1) Bu Yönergede adı geçen:  

a) Baş Editör: Dergide her türlü yönetim, yazı ve yayın işlerinden sorumlu kişiyi,

b) Baş Editör Yardımcıları: Derginin, yazı ve yayın işlerinde baş editöre yardımcı olan ve baş editörün katılamadığı durumlarda yetkili olan kişileri,

c)Biyoistatistik Editörü: Dergide çıkan araştırma yazılarının her türlü istatistik işlerinin denetiminden sorumlu editörü,

 ç) Danışman (Hakem): Dergiye gönderilen makalelerin bilimsel değerlendirmesini yapan, yayın kurulu üyeleri tarafından atanan, kendi alanında yetkin bilim insanını,

d) Dergi: Turkish Medical Student Journal’ı,

e) Dergi Sahibi: Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanını,

f) Dergi Internet Sayfa Editörü: Dergiyi, basılabilmesi için gerekli olan uygun formata getiren ve derginin web sitesi tasarım ve yönetim işlerini yürüten kişiyi,

g)Dergi Sekreteri: Derginin resmi yazışmalarını yürüten, kayıtlarını tutan, toplantı tutanaklarını kayıt altına alıp editörler kuruluna dağıtan, baş editör ve yayın kuruluna yardımcı olan kişi ya da kişileri,

ğ)  Dış Editör : Trakya Üniversitesi dışındaki diğer tıp fakülteleri öğrencileri arasından baş editör tarafından belirlenen yayın kurulu üyesini,

h)  Editörler: Dergideki yazı ve yayın işlerinden sorumlu kişileri,

ı) İngilizce Editörü: Dergide basılan makalelerin İngilizce redaksiyon ve içerik düzenlemesini yapan kişiyi,

i) Etik Editörü: Derginin etik danışmanını,

j) Editör Danışma Kurulu: Yayın politikası ile ilgili gerektiğinde başvurulacak olan, alanında uzman bilim insanlarını,

k)Uluslararası Yayıncılık Kuruluşları: Derginin gelişiminde önemli olan, Derginin ve/veya editörlerinin ilkelerini takip ettiği EASE (Avrupa Bilim Editörleri Derneği), WAME (Dünya Tıp Editörleri Derneği), ICMJE (Uluslararası Tıp Dergisi Editörleri Komitesi), COPE (Yayın Etiği Komitesi) ve CSE (Bilim Editörleri Konseyi) gibi yayıncılık alanındaki saygın kuruluşları, 

l)Yayın Kurulu: Baş editör başkanlığında toplanan ve baş editör yardımcıları, editörler, biyoistatistik editörü ve dergi internet sayfa editörünün oluşturduğu kurulu,

ifade eder.

MADDE 5- (1) Turkish Medical Student Journal; hakemli, ingilizce yayın yapan uluslararası bir tıp öğrenci dergisidir. Dergi yılda 3 sayı olarak yayınlanır. Derginin yayın kurulu, bilimsel araştırma makalelerini, olgu sunumlarını, tıbbın her alanı ile ilgili derleme yazılarını, editöre mektupları değerlendirerek yayınlanmaya uygun bulunanları yayınlar.

 

MADDE 6- (1) Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanıdır ve derginin yayınlanmasından sorumludur. Dergi sahibi, baş editörün bağımsızlığını, saygınlığını ve bilimsel sorumluluğunu kabul eder ve destekler.

(2)   Görevleri;  

a) Dergi sahibi, dergi ile ilgili hukuki prosedürleri tamamlamakla yükümlüdür.

b) Derginin finansal işlerinde tek yetkilidir. Yayıncı kuruluş ihalesi ve dergi ya da baş editörün uluslararası yayıncılık kuruluşlarına (EASE, CSE ve COPE) üyeliğinin sağlanmasından sorumludur.

c)Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesinde eğitimine devam etmekte olan tıp öğrencilerinden birini baş editör olarak belirler. Baş editörün görev süresi 1   yıldır. Bu sürenin bitiminde tekrar görevlendirebilir.

ç)  Dergi sahibi gerekli gördüğü durumlarda baş editörü, görevi bitmeden görevinden alabilir ve yerine yeni bir atama yapabilir. Normal süresi ve/veya öğrenim süresi biten baş editörün görev süresi bitmeden en az 30 gün önce  yeni baş editörü belirler.

d)  Baş editörün dergi ile ilgili hazırladığı yıllık değerlendirme raporlarını değerlendirir.

e) Dergi baş editörü ve yayın kurulunun tarafsız ve bağımsız bir şekilde çalışabilmesi için gerekli olan temel koşulları sağlar ve destek olur.

f)   Derginin yönetim ve basım faaliyetleri ile yayın kurulunun makale  değerlendirme ve görüş alışverişi için kullanacakları büro, toplantı salonu gibi çalışma mekânlarını, araç gereç ve bu amaçla talep edilecek diğer isteklerini sağlar.

g)Baş editörün ve/veya görevlendireceği yayın kurulu üyelerinin, yayıncılıkla ilgili önemli toplantılara katılması için destek sağlar.

 

MADDE 7- (1) Derginin her türlü yazı ve yayın işinden sorumlu kişidir. Baş editör bilimsel açıdan özerktir. Hiçbir kişi, kurum veya kuruluşa bağlı değildir. Dergi yönetiminde alacağı her türlü kararlarda tam bağımsızdır. Derginin bilimsel içeriği ve işleyişi ile ilgili baş editöre baskı ve yönlendirme yapılamaz. Committee on Publication Ethics (COPE)‘in temel ilke ve esasları çerçevesinde hareket eder.

(2) Tüm kurulların oluşturulmasında, editör yardımcıları, editör ve diğer dergi editörlerinin seçilmesinde tek yetkili kişidir.Trakya Üniversitesi Tıp Fakütesi öğrencileri arasından seçilir. Baş editörün görev süresi 1 yıldır. Görev süresi biten baş editör  Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanı tarafından tekrar görevlendirilebilir. Mezun olması halinde editörlüğü düşer.

 (3)  Görevleri:  

a)Dergi yayın kurulunu oluşturan alt editörleri (baş editör yardımcıları, editörler, etik, biyoistatistik ve internet sayfa editörü) seçmek ve dergi sahibini bilgilendirmek,

b)   Yeni yayın kurulunu oluştururken, işlerin aksamaması ve kurumsal sistemin devamı için eski yayın kurulundaki editörlerin en az 1/3’nün, yeni yayın kurulunda da bulunmasını sağlamak,

c)  Yazıların nihai kararını vermek,

ç) Okurların ve yazarların kesintisiz iletişim halinde olmasını sağlamak,

d) Bilimsel gelişmeleri, görüşleri ve tartışmaları, bilimsel ve etik açıdan değerlendirerek, güvenilir ve kullanılabilir bilgiyi dergiye ve bilim dünyasına yansıtmak,

e)  Yayın kurulunun görev ve yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için tüm tedbirleri almak, yayın kurulu üyelerini sorumluluklarını yerine getirmediği durumlarda görev süresi dolmadan görevden almak ve yayın kurulunun görüşünü de alarak  Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanlığa bilgi vermek,

f) Yapılan çalışmalar hakkında yıllık faaliyet raporu düzenlemek ve yılda en az bir defa dergi sahibi ile toplantı yapmak,

g)  Derginin zamanında basılmasını sağlamak.

(4)  Baş editör ve yayın kurulu görevi boyunca;

a) Yayın Etiği Komitesi (COPE) tarafından tanımlanan “Code of Conduct and Best Practice Guidelines for Journal Editors” ve “Short Guide to Ethical Editing for New Editors”,

b) Avrupa Bilim Editörleri Derneği (EASE) tarafından tanımlanan “Golden Rules for Scholarly Journal Editors”,

c) Dünya Tıp Editörleri Derneği (WAME) tarafından tanımlanan “Syllabus for Prospective and Newly Appointed Editors”,

ç) Bilim Editörleri Konseyi (CSE) tarafından tanımlanan “White Paper on Promoting Integrity in Scientific Journal Publications, 2012 Update”,

 d) Editörler için uluslararası standardlar (International Standards for Editors)  (Kleinert & Wager, 2011),

 rehberleri ve standartları ile belirlenen temel ilke ve esaslar doğrultusunda faaliyet gösterir.

 

MADDE 8- (1) Yayın kurulu üyesi oldukları gibi aynı zamanda baş editörün katılamadığı durumlarda yayın kurulu toplantılarını idare etmeye yetkili olan kişilerdir. Sayıları 1 ile 3 arasında değişir. Görev süreleri 2 yıldır, Baş editör tarafından bu süre uzatılabilir. Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesinin öğrencisidirler ve en az 2 yıl yayın kurulunda çalışmış olmaları gerekir. Tıp fakültesinden mezun olduklarında görev süreleri otomatik olarak sonlanır.

(2) Görevleri;

a) Baş editör ile birlikte derginin bugünü ve geleceği hakkında planlar yapmak ve uygulamak,

b) Baş editörün belirlediği işlerin sorumluluğunu üstlenmek.

MADDE 9- (1) Derginin, kendi alanlarıyla ilgili yazı ve yayın işinden sorumlu, baş editör tarafından Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencileri ve Trakya Üniversitesi dışındaki üniversitelerin tıp fakülteleri öğrencileri arasından editör olarak 1 yıl için seçilen kişilerdir. Gerekli gördüğünde baş editör görevlerine son verebilir.

(2) Görevleri;

a) Dergi yazım kurallarını hazırlamak, gerektiğinde yazım kurallarını yenilemek, makalelerin dergi yazım kurallarına uygun olup olmadığını kontrol etmek,

b) Yazıların ilk editör incelemesini yapmak, görüşlerini yayın kuruluna göndermek, yayın kurulunda tartışmak ve kurulda oluşan çoğunluk görüşüne göre yazıyı sonuçlandırmak,

c) Herhangi bir çıkar çatışması ve tarafsızlığını yitirmesi ihtimali durumunda yazının takibinden alınmasını talep etmek,

ç)   Her platformda derginin gelişimi için çaba harcamak ve tanıtımını yapmak,

d) Kaliteli yazıların kazanılmasına gayret etmek ve dergi yararına olacağını düşündüğü konularda baş editöre fikir vermek.

 

MADDE 10- (1) Derginin diğer editörleri; biyoistatistik editörü, etik editörü ve dergi internet sayfa editörüdür. Tıp Fakültesi öğrencileri arasında seçilirler. Görev süreleri 1 yıldır. Gerekli görüldüğünde baş editör tarafından görevlerine son verilebilir. Sayıları bir ya da daha fazla olabilir.

(2) Görevleri;

a) Biyoistatistik editörü; Dergide çıkan araştırma yazılarını istatistiksel açıdan değerlendirmek ve yazıların uluslararası raporlama kılavuzlarına uygunluğunu denetler,

b) Etik Editörü; Etik ile ilgili konu ve şikayetlerde görüş bildirmek ve buna ilaveten derginin etik politikasını yönlendirip geliştirir,

c) Dergi internet sayfa editörü; Derginin web sitesi tasarım ve yönetim işlerini yürütmek, dergiyi basıma hazır hale getirir.

 

MADDE 11- (1) Yayın kurulu baş editör, baş editör yardımcıları, editörler, biyoistatistik editörü, etik editörü ve dergi internet sayfa editörünün oluşturduğu kuruldur. Haftada bir kez baş editör yönetiminde toplanır. Toplantıya katılamayanlar görüşlerini dergi sekreterliğine elektronik posta aracılığı ile iletir.

(2) Son karar baş editöre ait olmakla beraber, baş editörün dergi ile ilgili her türlü sorunu öncelikli olarak yayın kurulunun bilgisine sunması ve burada tartışmaya açması esastır.

(3) Trakya Üniversitesinden olup, mazeret belirtmeden herhangi bir nedenle üst üste üç toplantıya katılmayan veya Trakya Üniversitesi dışından olup, elindeki yazıların ilk değerlendirmesi için mazeret belirtmeden herhangi bir nedenle üst üste üç toplantı için görüşünü iletmeyen yayın kurulu üyesinin üyeliği düşer. Gerekirse yerine uygun yöntemle yeni atama yapılır. 

(4) Yayın kurulunda bulunan bütün çalışanlar, görevlerine başlamadan önce baş editörün kendilerine vereceği ve Turkish Medical Student Journal’ın yayın politikasının temellerini oluşturan uluslararası yayıncılık kurum ve kuruluşları tarafından hazırlanan belgeler doğrultusunda faaliyette bulunurlar. Ayrıca görevleri boyunca bu dokümanlarda tanımlanan ilke ve esaslara bağlı kalırlar. Bu temel kurallar açısından baş editör tarafından denetlenirler.

(5) Yayın kurulu, yazıları takip eden yayın kurulu üyesinin görüşleri doğrultusunda bir makalenin yayımlanıp yayımlanmayacağı konusunda karar verecek olan kuruldur. Bununla beraber baş editör nihai kararda tek yetkilidir. Derginin basım öncesi yazılarının değerlendirilmesi, hakem süreçleri, basıma hazırlanması, basım öncesi kontroller ve temel özelliklerinde yapılacak değişiklikler de yayın kurulunun görevleri arasındadır.

(6) Yayın kurulu üyeleri, istifa etmek istediğinde, istifasını baş editöre bir dilekçe ile iletir.

(7) Bu dilekçe baş editör tarafından değerlendirilerek, kararı dergi sahibine bildirir.

 

MADDE 12- (1) Bu kurul alanında yetkin ulusal ve uluslararası akademisyenlerden oluşur. Bu kurul üyeleri, gerektiğinde dergiye gönderilen yazılarda baş editöre danışmanlık yapar. Yayın kurulu tarafından seçilirler. Kendi istekleri ile bu görevden ayrılabilirler.

 

MADDE 13- (1) Derginin resmi yazışmalarını yürütür, kayıtlarını tutar, toplantı tutanaklarını kayıt altına alıp yayın kuruluna dağıtır. Derginin resmi (tmsj@trakya.edu.tr) e-posta hesabını idare eder; baş editöre ve yayın kuruluna yardımcı olur. Yayın kurulu üyeleri arasından baş editör tarafından atanır.

 

MADDE 14- (1) Turkish Medical Student Journal; hakemli, ingilizce yayın yapan uluslararası bir tıp öğrenci dergisidir. Dergi yılda 3 sayı olarak yayınlanır. Derginin yayın kurulu, bilimsel araştırma makalelerini, olgu sunumlarını, tıbbın her alanı ile ilgili derleme yazılarını, editöre mektupları değerlendirerek yayınlanmaya uygun bulunanları yayınlar.

 

MADDE 15- (1) Baş editör ve yayın kurulu, yayın politikası ile belirlenen çerçevede bilimsel yayıncılık süreçlerini yürütür. Bu amaçla;

a)  Derginin amaçlarını, içeriğini ve yayın politikasını baş editör ve yayın kurulu birlikte belirler. Dergi sahibine bilgi verir.

b)  Derginin üstün bilimsel niteliklerde ve zamanında yayımlanmasını sağlar.

c) Yürütülmekte olan çalışmalarda devamlılığı ve uluslararası standartlara uygunluğu sağlar.

ç) Gelen yazıları zamanında değerlendirir, derginin genel tıp ile ilgili alanlarına uygunluğuna, danışmanlara göndermeye değer olup olmadığına karar verir, uygun olanları içeriğine göre konu ile ilgili akademik yetkinliği uluslararası standartlarda kabul görmüş danışmanlara gönderir ve tüm yayın sürecini kurallara uygun bir şekilde izleyip, sonlandırır. Herhangi bir gecikmeye neden olmamak için hakemleri yakından takip eder, gerekirse yenilerini atar.

d) Bu işlemler sırasında yazı sahiplerine karşı akademik nezaket çerçevesinde hareket eder, öğretici ve eğitici amaçlar gözetir.

e) İşlemlerin her bir aşamasının kayıtlarının tutulması ve arşivlenmesini sağlar.

f)Danışmanlardan gelen eleştirileri, yazara göndererek yazının düzeltilmesi ve niteliğinin yükseltilmesini sağlarken, yazıları dilbilgisi ve anlaşılabilirlik açısından değerlendirir.

g) Gelen eleştiri ve öneriler doğrultusunda yazıyı kabul veya reddeder, gerekirse kategorisini değiştirir.

ğ) Yayımlanacak sayıda yer alacak yazıların dizgi sonrası ilk ve son baskılarını kontrol eder ve yayına hazırlama ekibinin çalışmalarını takip eder. 

h)Dergi web sitesi ve internet üzerinden güncel ve geçmiş sayılarla ilgili her türlü konu ve yazar sorgulamasının yapılabilmesini sağlar.

ı) Danışmanlardan gelen uyarılar doğrultusunda ve yayın kurulu kararları sonucunda, gönderilmiş olan yazı hakkında herhangi bir kuşkunun uyandığı durumlarda, yayın kurulu  kendi içinde görüş alışverişi yaparak veya etik editörüne danışarak, COPE kuralları çerçevesinde karar verir.

i) Yayın etiğine aykırı bir durum tespit ettiğinde veya şüphelendiğinde COPE kılavuzlarına göre hareket eder.

j) Özellikle dergi sekreteri tarafından tutulan resmi kayıtlar¸ yazışmalar, makaleler 5 yıl süre ile saklanır. Beş yıllık saklama süresi sonunda bu dökümanlar, derginin bağlı olduğu dekanlıkta bulunan dergi odasında süre sınırı olmaksızın saklanır. Bilgisayar ortamındaki tüm veriler, eğer makale yükleme sisteminde otomatik yedekleme yoksa üç ayda bir ilgili dergi internet sayfa editörü tarafından yedeklenerek ilgili dekanlığa gönderilir.

k)      Yayın kurulu üyelerinin kendilerinin, birinci derece yakınlarının, kendi anabilim dalı araştırmacılarının veya ilgili yayın kurulu üyesinin beyanı ile, aralarında çıkar çatışması olması muhtemel olan araştırmacıların yazar olarak içinde yer aldığı yazılar ile ilgili süreçlerde ve kararlarda söz konusu yayın kurulu üyesi yer alamaz. Buna benzer durumlarda ilgili kararlar diğer yayın kurulu üyeleri ve nihayetinde baş editör tarafından verilir.

l) Yayımlanan yazılardaki bilimsel ve yasal sorumluluklar tümüyle yazarlara aittir. Yayınların hiç birisi Trakya Üniversitesi ve dergi adına bağlayıcı nitelikte değildir ve Trakya Üniversitesinin resmi görüşü olarak nitelendirilemezler. Ancak yayın kurulu yazılar yayınlandıktan sonra da gerekli takipleri yapar. Gerek görülmesi halinde yazıların geri çekilmesi ve/veya düzeltilmesini sağlar. Bu amaçla COPE ve benzeri üye kuruluşların kuralları kriter olarak kullanılır.

m)    Baş editöre ve yayın kurulunun diğer üyelerine herhangi bir ücret ödenmez.

MADDE 16- (1) Hakemler Yayın kuruluna destek olarak, yazıların değerlendirilmesi amacıyla, davet edilebilirler. Hakemler  listesi derginin web sayfasında ve derginin her sayısında yayımlanır.

a)  Hakemler, yayın kurulu tarafından araştırma konuları ve alanları ile ilgili deneyimleri, yurtiçi ve yurtdışı çalışmaları da göz önüne alınarak belirlenir. Hakemlerin inceleyecekleri yazı ilgi ve çalışma alanlarında olmalıdır.

b)Her yazının danışman sayısına ve gerekirse ek hakem veya hakemler tarafından incelenmesine ilgili yayın kurulu üyesi veya baş editör karar verir. Her yazı en az iki hakem tarafından incelenmelidir. Bunların her ikisi birden yazar tarafından tercih edilen hakem olamaz.

c)  Hakemler arasına yenilerinin eklenmesi ve gerekli durumlarda hakemlerin çıkarılmasına baş editör karar verir. Bununla beraber yayın kurulu üyeleri gerek duyduğunda yeni hakemler bulabilir.

ç) Hakemlerin  yazıya verdikleri yanıt süresi, eleştirinin bilimsel düzeyi hakeme tekrar yazı gönderilmesinde göz önüne alınır.Hakemlere gönderilen yazıları, yanıt sürelerini, sayılarını bilgisayar ortamında takip etmek ilgili yayın kurulu üyesinin görevidir.

d)Hakemler, incelenmek üzere gönderilen yazılara hakemlik  yapmayı kabul edip etmediklerini en geç 7 gün içinde bildirmek, kabul ettikleri takdirde de 2 hafta içinde hazırladıkları raporları yayın kuruluna iletmek zorundadırlar.

MADDE 17- (1) Bu yönerge Trakya Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği günden itibaren geçerlidir.

 Yürütme

MADDE 18- (1) Bu yönerge hükümlerini  Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanı yürütür.